HR Excellence in Science

Instrukce před odjezdem

Při přípravě zahraniční cesty na stáž/konferenci, věnujte prosím, pozornost následujícím praktickým instrukcím týkajícím se realizace plateb za ubytování, objednávání letenek a cestovnímu pojištění.  

  1. Měsíc před vycestováním obdržíte mailem formulář "Návrh na vyslání na zahraniční služební cestu". Ten je nutné vytisknout, vyplnit, podepsat  a nechala podepsat i Vašim nadřízeným (ředitelem ústavu) - žlutá políčka. Pokud je Vaše cesta spolufinancovaná i z jiného zdroje, je potřeba, aby se formulář podepsali i osoby, které zodpovídají i úkol, ze kterého bude Vaše služební cesta spolufinancovaná. Políčka k podpisu za grant IBERA zůstávají prázdná. Podepsaný formulář můžete buď nascanovat a poslat mi jej mailem (dasa.bastlova@bc.cas.cz), anebo doručit do kanceláře mně 219c (2.patro THS). 

  2. Pokud se z jakéhokoliv důvodu změnil termín Vaši zahraniční služební cesty, sdělte tuto skutečnost neprodleně  Mgr. Daša Bastlová, Ph.D. 

  3. Před objednáním letenek je potřeba udělat a doložit cenový průzkum trhu  (t.j. najít a doložit cenovou nabídku nejméně tří leteckých společností na dané lince). Pro účely GP BC je postačující např. Print Screen výsledků hledání na www.studentagency.com anebo jiných relevantních stránkách. Pro potřeby Závěrečné grantové zprávy a závěrečného vyúčtování bude potřeba doložit: originál faktury s potřebnými fakturačními údaji (viz. níže), boarding pas/elektronickou letenku s Vašim jménem a trip itinerary!

  4. Pro ubytování dražší než 100 EUR/osobu/noc je potřeba doložit cenový průzkum trhu (t.j. najít tři nejlevnější nabídky ubytování, resp. tři ubytovací zařízení v daném místě). Za cenový průzkum trhu je považováno i doložení pasivního průzkumu (např. Print Screen z www.booking.com anebo jiných relevantních stránek).

  5. Cenový průzkum se netýká konferenčního poplatku. 

  6.  Nejjednodušší způsob, jak zaplatit ubytování, letenku anebo konferenční poplatek, je použít kreditní kartu projektu IBERA. Platba musí být realizována v kanceláři Manažerky zahraniční spolupráce, Mgr. Daša Bastlová, Ph.D. (Projektové oddělení BC, 2. patro, místnost 219c). Pro platbu je nutné sebou přinést cenový průzkum trhu. Manažerka zahraniční spolupráce je v kanceláři Po-Čt mezi 8-14h, doporučuji si ale schůzku předem domluvit.  V případě nepřítomnosti Manažerky zahraniční spolupráce a nutnosti okamžité platby, je možné využít kreditní kartu příslušného ústavu, která je dostupná většinou na sekretariátu. 

  7.  Každá platba týkající se zahraniční stáže/konference musí být doložena Fakturou, která má tyto náležitosti: Vaše jméno a příjmení,  úplnou a správnou adresu instituce, včetně úplné adresy (Biologické centrum AV ČR, v.v.i.,  Branišovská 31, 370 05 České Budějovice), IČO: 60077344, anebo VAT No.: CZ60077344 a, pokud je to možné, tak také číslo projektu IBERA CZ.02.2.69 / 0.0 / 0.0 / 16_028 / 0006247. Originál faktury/Pro-forma faktury je potřeba doručit co nejdříve  do kanceláře Manažerky zahraniční spolupráce, Mgr. Daša Bastlová, Ph.D. 

  8. Pokud je délka plánované stáže delší než 1 měsíc, je možné si domluvit s Manažerkou zahraniční spolupráce vyplacení zálohy na ZSC

  9. Ve výjimečných případech je možné náklady na stáž/konferenci hradit z vlastních finančních zdrojů a nechat si je proplatit dodatečně. V takovém případě budou všechny náklady proplaceny na základě řádných účetních dokladů po Vašem návratu ze zahraniční služební cesty. Účetní doklady je potřeba předložit  dle výše uvedených instrukcí, spolu s Povolením zahraniční cesty a výpisem z Vašeho bankovního účtu s příslušnými bankovními transakcemi.

  10. Všichni zaměstnanci BC mají sjednané cestovní pojištění za instituci. Certifikát k tomuto pojištění, stejně jako kartičku pro asistenční službu si vezměte sebou na zahraniční cestu. Ke stažení níže. Detaily cestovního pojištění pro zeměstnance jsou uvedeny zde. Před odjezdem na zahraniční stáž delší než 1 měsíc kontaktujte měsíc před odjezdem Manažerku zahraniční spolupráce Mgr. Daša Bastlová, Ph.D.

  11. Průběh zahraniční cesty bude popsán v Závěrečné grantové zprávě, kterou je nutné odevzdat nejpozději 14 dnů po návratu ze ZSC. Instrukce pro podání Závěrečné grantové zprávy jsou shrnuty v Pravidlech Grantového programu BC. Přečtěte si, prosím, pozorně Pravidla a věnujte pozornost především sekcím “Změny při realizaci akce” a “Podání Závěrečných zpráv a vyúčtování přiděleného finančního příspěvku”. Všechny dokumenty a formuláře potřebné pro odevzdání Závěrečné grantové zprávy jsou dostupné ke stažení v sekci Závěrečné zprávy

KONTAKT

Biologické centrum AV ČR, v.v.i.
Branišovská 1160/31
370 05 České Budějovice
Datová schránka: r84nds8

 

+420 387 775 111 (ústředna)
+420 387 775 051 (sekretariát)
+420 778 468 552 (pro média)

NAJÍT PRACOVNÍKA

Biologické centrum Google mapa

Přihlášení do intranetu

Pro přihlášení do intranetu zadejte Vaše přihlašovací údaje

×